Los recursos humanos son un componente fundamental de cualquier organización, ya sea grande o pequeña. Tradicionalmente, los profesionales de RR. HH. han llevado a cabo sus tareas, como la incorporación de nuevos empleados, de forma presencial. Sin embargo, en la era del teletrabajo, los empleados no siempre pueden acudir a una oficina física ni reunirse con sus compañeros de trabajo en persona, lo que dificulta el cumplimiento de las funciones habituales de los profesionales de RR. HH. y aumenta el riesgo de suplantación de identidad y fraude de identidad por parte de los empleados.
Así pues, ahora que el teletrabajo es cada vez más habitual, ¿cómo puede el departamento de RR. HH. verificar con seguridad la identidad de las personas que forman parte de la organización? La respuesta está en la biometría.
Gestión de la plantilla de las empresas
Tanto a la hora de incorporar a nuevos empleados como de gestionar a los actuales, es de suma importancia conocer con certeza la identidad de las personas que forman parte de una organización. A los empleados, independientemente de su perfil, se les concede acceso a distintos niveles de información de la empresa, gran parte de la cual es de carácter confidencial. Si la identidad de un empleado no se confirma al 100 %, la información confidencial de la empresa queda expuesta a riesgos, lo que podría acarrearle graves consecuencias.
Tradicionalmente, los profesionales de RR. HH. han llevado a cabo la incorporación de los nuevos empleados de forma presencial. Durante este proceso, el nuevo empleado suele reunirse en persona con el responsable de RR. HH., presenta sus documentos de identidad, se hace una foto, rellena la documentación y se somete a una verificación de antecedentes. Estos pasos ayudan a las empresas a asegurarse de que la persona que se incorpora es quien dice ser y de que es poco probable que suponga un riesgo. Sin embargo, con la llegada del teletrabajo, la incorporación presencial es menos habitual, lo que dificulta la realización de estos pasos e introduce riesgos indeseados.
La realidad es que el proceso de incorporación digital actual —que se lleva a cabo de forma presencial únicamente a través de la pantalla de un ordenador— conlleva un nivel de riesgo sin precedentes. Si, por error, se incorporara a una persona con intenciones fraudulentas, esta suele quedar autorizada para acceder a bases de datos y oficinas físicas, lo que le permitiría sustraer información confidencial. Afortunadamente, existe tecnología biométrica que ayuda a los profesionales de RR. HH. a incorporar con confianza a los nuevos empleados que trabajan a distancia.
Cómo puede ayudar la biometría al departamento de RR. HH.
La biometría actual es móvil, fácil de usar y, lo mejor de todo, muy precisa; ofrece al departamento de RR. HH. una gran cantidad de ventajas a las que antes no tenía acceso. El reconocimiento facial y de voz puede realizarse ahora con éxito utilizando las cámaras y los micrófonos de los smartphones, tabletas y ordenadores actuales, lo que pone esta tecnología al alcance de cualquiera. Cuando se combina con la verificación móvil de documentos, la incorporación de empleados a distancia resulta mucho más sencilla y fiable, lo que permite a Recursos Humanos contrastar con mucha mayor seguridad la identidad de la persona que aparece en la pantalla con sus documentos de identidad.
Y eso no es todo. Una vez que se conoce el rostro o la voz de un empleado, la biometría puede utilizarse en lugar de contraseñas y tarjetas de acceso para permitir a los empleados el acceso a zonas y datos confidenciales. Lo único que tendría que hacer un empleado es hacerse un selfi o seguir las instrucciones de voz a través de su dispositivo para obtener acceso, lo que mejora la satisfacción de los empleados y reduce al mismo tiempo el riesgo para la empresa.
La biometría no solo sirve a las grandes empresas
A menudo se da por sentado que la tecnología biométrica requiere un hardware propio, voluminoso y costoso, así como un alto nivel de conocimientos técnicos para su funcionamiento. Dado que, por lo general, solo las grandes empresas pueden asumir estos gastos, durante mucho tiempo se ha considerado que la biometría estaba fuera del alcance de las pequeñas empresas.
Afortunadamente, esto ya no es así. Ahora que la biometría está disponible a través de dispositivos de uso cotidiano —con procesos tan sencillos como hacerse un selfi o pronunciar una frase—, las empresas más pequeñas pueden aprovechar sus ventajas. Además, las funciones biométricas están cada vez más disponibles a través de modelos de suscripción «plug and play», lo que permite a empresas de todos los tamaños ponerse en marcha rápidamente y pagar solo por lo que necesitan. Las empresas con plantillas más reducidas ya no tienen que pagar lo mismo que las que cuentan con plantillas mucho más numerosas. Gracias a estos avances, se han igualado las condiciones.
Independientemente del tamaño de tu empresa, de sus capacidades de teletrabajo o de tus necesidades de recursos humanos, Aware puede ayudarte. Los profesionales de recursos humanos pueden encontrar una solución que se adapte a sus necesidades, lo que les permite mantener bajos los costes, incorporar a nuevos empleados y gestionar a los actuales con confianza.
